Dirección estratégica de proyectos

Cualquiera que haya leído alguna vez literatura sobre dirección de proyectos, seguramente sabe lo importante que es definir y controlar apropiadamente el alcance del proyecto. El problema con el alcance es que puede ser más difícil de gestionar de lo que se piensa.

Dichas dificultades pueden surgir, por ejemplo, de un vendedor que trata de complacer a su cliente prometiéndole más entregables en el proyecto; o de un director quién le agrega entregables al proyecto sin consultarlo con el equipo del proyecto; o de un integrante del equipo técnico que decide ampliar el alcance sin consultarlo con el equipo; o, de un cliente que se da cuenta o decide que necesita cambios en el alcance. En el mundo real, es de esperar que ocurran cambios al alcance durante el ciclo de vida de la mayoría de los proyectos. Los cambios al alcance que se implementan luego de que comenzó el trabajo, tendrán un efecto mayor sobre el cronograma y el costo del proyecto, que los cambios que se implementan durante la fase de inicio o planificación; por lo tanto, es de suma importancia que se defina bien el alcance del proyecto antes de comenzar el trabajo. En el caso de que se necesiten cambios al alcance luego que el trabajo del proyecto haya comenzado, los interesados (especialmente el patrocinador, el cliente, y el equipo) deben entender exactamente cómo el alcance adicional va a impactar las fechas de entrega (el cronograma) de los entregables del proyecto y sus recursos (el costo).

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Aquí les dejo un trabajo realizado dentro de la materia de Direccion estratégica de proyectos la cual tome cuando lleve la maestria de direccion de proyectos.

Índice de contenidos

 

1.-Introducción 4

1.1 Antecedentes de la empresa 4

1.2 Descripción del problema 4

2.- Acta de constitución del proyecto 6

 2.1Título del proyecto 6

     2.2 proyecto propuesto 6

     2.3 Descripción del producto o servicio que se espera obtener como resultado del       desarrollo del proyecto 6

     2.4 Requerimientos necesarios para que opere el proyecto 6

     2.5 Grupo de interés (Involucrados clave) 7

     2.6 Caso de negocios 7

3.- Planeación del proyecto 10

    3.1 Lista de requerimientos y métodos de información. 10

       3.1.1 Los requerimientos para el desarrollo del proyecto. 10

       3.1.2 Métodos de información   11

    3.2 Alcance   11

       3.2.1 Entregables   11

       3.2.2 Sub entregables   11

       3.2.3 EDT (Estructura de Medición de Trabajo) – WBS 12

    3.3 Tiempo 13

     3.3.1 lista de actividades y tiempos estimados 13    

     3.3.2 Red 13

    3.4 Costos 14

      3.4.1 Presupuesto base por entregables y plan de erogación 14

    3.5 Calidad 14

    3.6 Recursos humanos: perfiles del equpio principal, matriz de roles y responsabilidades 15

       3.6.1 perfiles del equipo principal 15

       3.6.2 Matriz de roles y responsabilidades 15

3.7 Comunicación 16

       3.7.1 Medios de comunicación    16

       3.7.2 Calendario de eventos importantes 16

    3.8 Riesgos 17

    3.9 Adquisiciones 18

       3.9.1  Plan de adquisiciones 18

        3.9.2  Contrato 18

        3.9.3 Fecha y lugar de entrega de equipo 18

     3.10  Integración: formato de lecciones aprendidas 19

4. Índices de control para el proyecto (KPI´s) 21

     4.1 KPI´s  retrospectivos 21

    4.2 KPI´s de diagnósticos 21

 5. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones 22

    5.1 Conclusiones 22

    5.2 Alcances y limitaciones 22

    5.3 Recomendaciones 22

    5.4 Aspectos positivos y áreas de oportunidad para la materia 22

6. Referencia bibliográfica 23

Índice de tablas

  Tabla 1. Resultado de auditoria 4

  Tabla 2. Acta constitutiva 6

  Tabla 3. Lista de actividades   13

  Tabla 4. Presupuesto base 14

  Tabla 5. Matriz de roles 15

  Tabla 6. Eventos importantes 16

  Tabla 7. Evaluación de riesgos 17

  Tabla 8. Lecciones aprendidas 19

 

 

1.    Introducción.

 1.1Antecedentes de la empresa

 

     Promilas es una empresa dedicada a la producción de fórmulas lácteas en polvo, sus ventas son dirigidas en un 50 %  al mercado nacional y el resto a diferentes países, destacando el mercado de Argentina, Nueva Zelanda, China y Australia.

 

     Al ser una empresa multinacional y exportar a diferentes partes del mundo, aparte de cumplir con las legislaciones y normas mexicas, debe cumplir con estándares de nivel internacional como son las normas ISO y las normas FDA.

 

     Al ser una empresa del ramo alimenticio debe de cumplir con buenas prácticas de manufactura (GMP´s), buenas prácticas de documentación y contar con un laboratorio de análisis de calidad de sus productos que en caso de tener un problema de contaminación en sus productos sea capaz de realizar un recall de sus productos sin afectar a la salud de sus consumidores.

    

     Es una empresa que está en constante crecimiento y mejora continua, buscando nuevos mercados para incrementar de este modo sus ventas y generar mayores ingresos sin sacrificar sus productos de calidad.

 

 

1.2 Problemática de la empresa 

 

     Se tiene la posibilidad de entrar al mercado europeo a través de una cadena comercial de mucho prestigio en ese continente con lo cual aumentaría sus ventas en un 30 %, pero al igual que el resto de sus clientes realizo una auditoria en la planta de producción ubicada en la zona industrial de la ciudad de México.

 

El resultado fue el siguiente:

 

 

Puntos favorablesPuntos en contra
1.- Los estándares GMP´s se cumple en la planta de producción1.- A pesar de que se cuenta con cribas para retener contaminantes físicos en el proceso de fabricación  y antes de las llenadoras de formula láctea existen filtros magnéticos para retener partículas ferrosas no existe detección para partículas no ferrosas (aceros inoxidables).
2.-Se cuenta con un laboratorio para inspeccionar la calidad de sus productos
3.- Se cuenta con trazabilidad de los productos
4.-  Se cuenta con sistema de impresión por láser para codificar lote, fecha de caducidad, lugar de fabricación y país de destino.
 

Tabla 1.resultado de auditoria

      La conclusión de la auditoria es satisfactoria para el cliente (cadena de distribución europea) solo pone como condicionante se implemente un sistema de inspección de partículas metálicas que incluya aceros ferrosos y no ferrosos con un tamaño de partícula mínimo de 1.2 mm ya que al ser fórmulas lácteas está enfocado a un mercado especial (infantil).

 

      El cliente da dos opciones a la planta de producción, implementar un sistema de detección de metales el cual se capaz de detectar partículas ferrosas y no ferrosas o un sistema de inspección de rayos X poniendo de ejemplo a otro de sus proveedores en Estados Unidos, este sistema es capaz de detectar partículas metálicas y partículas no metálicas como son resinas cristalizadas, cerámicas, madera etc.

 

     Para poder costear este proyecto el cliente ha firmado un acuerdo comercial de comprar cierta cantidad de producto, el cual representa el 30% de las ventas que actualmente tiene la compañía.

 

      Aunado a la petición del cliente europeo se recibió recientemente una queja de Argentina, que después del mercado nacional es el segundo mercado que más demanda tiene, la cual  menciona que se encontró un objeto de cerámica de un tamaño aproximado 5 mm, dicho objeto de acuerdo a la investigación realizada pudo provenir del material refractario del horno de secado de la formula láctea donde se convierte en polvo.

 

    El consumo del mercado argentino representa su segundo mercado con más ventas de la compañía con un 10% de sus ventas anuales así que es un cliente que debe de atenderse y dar prioridad a este reclamo ya que en caso de quedar insatisfechas las autoridades argentinas con las medidas para que se repitan casos similares, la empresa puede ser multada económicamente y administrativamente retirándole la licencia de comercialización en dicho país.

 

     La directiva ha encargado al departamento de ingeniera y proyectos revisar la opción más viable para resolver estos 2 tipos de problemas a lo que se enfrenta la empresa.

  • Acta de constitución del proyecto
  2.1 Título del proyecto:  
  LOW COST  
  2.2 Proyecto propuesto:  
  Como  se tienen dos problemáticas de dos tipos, el equipo a implementarse es un sistema de inspección de rayos X, el cual se colocara al final de línea cuando el producto ya está cerrado y no exista probabilidad de contaminarse después de la inspección.  
  2.3 Descripción del producto o servicio que se espera obtener como resultado del desarrollo del proyecto:  
  Al implementar el sistema de inspección de Rayos X se estaría resolviendo las dos problemáticas actuales de la empresa:   1.-Detección de partículas ferrosas y no ferrosas mayor 1.2 mm como son tornillos de acero al carbón, tornillos de aceros inoxidables 304 y 316 L, que son los elementos más común en las líneas de producción y con mayor probabilidad de caer al producto en cuestión durante el proceso de llenado de lata.   2.-Deteccion de partículas no metálicas como son cerámica, vidrios y madera de una densidad mayor al producto en cuestión que se estará inspeccionando y con un tamaño mino de 3 mm.      
  2.4 Requerimientos necesarios para que opere el proyecto:  
  Requerimientos sobre el equipo: El equipo debe de detectar partículas metálicas de tamaño de 1.2 mm como mínimoEl equipo debe detectar partículas no metálicas de densidad superior al producto a inspeccionar de tamaño de 3 mm como mínimo Debe de inspeccionar por lo menos 220 latas por minuto, ya que esta es la velocidad máxima de la línea   Requerimientos de instalación del equipo:  Se necesita realizar la modificación del sistema de bandas transportadoras para poder insertar el equipo en la línea de producción.Se necesita realizar la instalación eléctrica para la alimentación del equipo.Se necesita colocar alimentación neumática para el sistema de rechazo.    
  2.5 Grupo de interés (Involucrados clave)  
  Director de planta Gerente de producción Gerente de ingeniería y mantenimiento Líder de seguridad e higiene Supervisor de línea Operadores de línea Finanzas Compras Gerente de proyecto Líder de proyecto Ingeniero de proceso y tecnología Líder de calidad            
  2.6 Caso de negocios  
  Visión de la empresa: Ser empresa líder en el ramo de alimentos nutricionales y formulas infantiles a nivel mundial produciendo y ofreciendo productos de calidad  que beneficien la salud y calidad de vida de nuestros consumidores aportando valor a la sociedad.   Misión: Trabajamos por la salud nutricional de nuestros consumidores proporcionando productos nutricionales de calidad y al alcance de todos.     FODA  
Fortalezas: *presencia a nivel mundial *Proveedores de calidad *Producción a un bajo costo *Precios accesibles *Productos alta calidad       Debilidades: *Inversión baja a proyectos en comparación con otras trasnacionales *Rotación de personal *falta de plataformas para lecciones   aprendidas *Falta de atención por parte de dirección  
Oportunidades: *Cursos de capacitación *Mejora políticas de seguridad e higiene *Incrementar su capacidad de logística  
Amenazas: *Competencia (Nestlé, laboratorios Pisa, abott, meade-jhonson) *Proveedores     Tabla 2. Acta constitutiva    

Importancia del proyecto para la empresa:         El desarrollo de este proyecto representa para la empresa un avance en tecnología de punta con el cual resuelve dos problemáticas que se ha enfrentado recientemente, ya que con la implementación del sistema de inspección por rayos X en su línea de producción estaría ofreciendo un producto de mayor calidad y menor riesgo para sus consumidores a nivel mundial y le permite la entrada hasta el mercado más exigente en cuestiones de calidad.         Al ser una medida de contención adicional a las medidas ya implementas, se estaría evitando lanzar al mercado un producto comprometido y de esta forma realizar un recall (retiro del producto comprometido del mercado) de todo el lote del producto al cual pertenezca ese producto. Esto le ahorra una gran cantidad de dinero a la empresa ya que un lote comprometido representa una inversión $ 1 millón de pesos aproximadamente.  

Objetivos y entregables principales       
Los objetivos principales de este proyecto es cumplir con la solicitud del cliente ya que la negociación representa ganancias extras de un 30 % anual de sus ventas y dar una solución a la problemática presentada en el mercado argentino.       El entregable principal es colocar una máquina de inspección de rayos X, la cual será capaz de inspeccionar 240 latas por minuto y tenga un rango de detección de contaminantes físicos dentro del producto de los siguientes tamaños:   Partículas metálicas de 1.2 mm con densidad de 7 gr/cm³ Partículas de vidrio, cerámica, plásticos de 3 mm con una densidad mínima de 2.5 gr/cm³            

Presupuesto:        Se presentan diferentes tipos de fabricantes a la directiva, incluyendo un equipo similar al que menciona el cliente que tiene uno de sus proveedores en EUA.        La directiva decide que el equipo a implementar será igual al mencionado por el cliente para satisfacer al 100% su necesidad de esta forma asigna un presupuesto de  $10,000 dólares los cuales deberán incluir la instalación del equipo en su posición final y la colocación de todos los servicios para que sea funcional.      
Supuestos y restricciones :         Quedan excluidos contaminantes físicos de menor densidad a 2.5 gr/cm³ ya que estos no son detectable por los rayos X, para estos tipos de contaminantes se aplican las practicas GMP´s ya que no deberían estar presente en la línea de llenado (mosquitos, madera, huesos de pescado etc.)         Se debe de buscar la mejor posición del equipo ya que una de las restricciones es la falta de espacio en la línea de producción.    

Riesgos principales:        El riesgo principal es que el cliente retire su oferta de compra, ya que el 80% de la inversión en este proyecto será recuperada de las ventas al cliente europeo y el resto de la inversión se está tomando como medida de contención para el evento suscitado en el mercado argentino.        Al ser una tecnología nueva para la planta los operadores desconocen su funcionamiento y pudieran ocasionar daños al equipo y/o el personal lo cual una reparación a este equipo podría ser muy costosa y podría provocar graves daños a los operadores.  

  Autorizaciones :        Al ser un equipo de un costo elevado la autorización para la implementación de este proyecto dependerá del director de operaciones a nivel global y el director de finanzas corporativo.        La implementación de este proyecto será ejecutada hasta que el distribuidor europeo haya firmado los contratos de compra de nuestro producto en el cual nuestra empresa se compromete a implementar dicho sistema.        

 

3. Planeación del proyecto

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Las últimas actualizaciones y características de Teamwork

Referencias bibliográficas.

Norma  Oficial Mexicana NOM-251-SSA1-2009

Recuperado de:

 http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5133449&fecha=01/03/2010

Norma Oficial Mexicana NOM-004-STPS-1999, Sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo

Recuperado de:

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=4948965&fecha=31/05/1999

ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad

Recuperado de:

https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html

Norma  Oficial Mexicana  NOM-001-SEDE-2012, Instalaciones eléctricas

Recuperado de:

http://dof.gob.mx/nota_detalle_popup.php?codigo=5280607

FDA CFR 21 parte 11.- Registros electrónicos para sistemas computacionales

Recuperado de:

https://www.fda.gov/regulatoryinformation/guidances/ucm125067.htm

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Presentación del tema: “Proyecto Fundamentos de la Gestión de Proyectos”

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http://slideplayer.es/slide/10011223/

METTLER TOLEDO  México

Sistemas de inspección por rayos X para alimentos enlatados

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https://www.mt.com/mx/es/home/products/Product-Inspection_1/safeline-x-ray-inspection/canned-x-ray-inspection.html#overviewpl

JOSUANA BELLO 

METODO PERT CPM INVESTIGACION DE OPERACIONES I 

Recuperado de:

Carla Vargas

Ejecución y control de proyectos

Recuperado de:

http://ejecucondeproyectosdos.blogspot.mx/

Los KPI más usados en gestión de proyectos

Recuperado de:

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