Cómo crear un cronograma de proyecto

La programación de proyectos es una parte crítica y crucial de la gestión y planificación de proyectos. Es el camino de ladrillos amarillos que, cuando se sigue, lo llevará al brillante cierre del proyecto justo a tiempo. 

Si bien la programación del proyecto puede parecer una tarea abrumadora, es un paso importante para la  gestión  y planificación del proyecto y evitará que su proyecto se descarrile rápidamente. Pero no se preocupe. Después de esta guía, estará preparado y listo para crear un cronograma de proyectos en pleno funcionamiento y sin problemas que lo enviará a hacer ruido y dirigirse a casa a la hora de la cena.

¿Qué es exactamente el cronograma de un proyecto?

El cronograma de un proyecto divide un objetivo grande en hitos  y tareas más pequeños  con fechas de inicio y finalización para que todo el proyecto se complete a tiempo.

Pero la programación de proyectos rara vez es tan simple como crear una secuencia de eventos. Es más como un acto de equilibrio. Necesitará administrar el tiempo, el costo y la calidad sin dejar de asegurarse de que los beneficios del proyecto se puedan realizar. 

El cronograma de un proyecto no solo incluye  lo  que se debe hacer, sino que también identifica  quién  debe hacerlo,  cómo se realizará  la tarea y  cuándo  se completará. 

Desafortunadamente, la programación de proyectos no es un trabajo único y hecho. Hay mucho trabajo de conjetura y luego se actualiza y reorganiza continuamente a medida que avanza el proyecto. 

Por eso es tan importante contar con un equipo de proyecto sólido e incluso una Oficina de Gestión de Proyectos bien dotada de personal. Un cronograma de proyecto eficaz y que ahorra tiempo depende de estimaciones precisas del equipo del proyecto. Deben adoptarse diferentes enfoques de cronogramas para diferentes tipos de proyectos. Pero lo que todos tienen en común son algunos pasos esenciales (los veremos a continuación) y la confianza en estimaciones precisas de hitos de su equipo.indefinido

Por qué la programación de proyectos es tan importante

Al igual que un calendario o un cronograma personal, la creación y gestión de un cronograma detallado para sus proyectos se asegurará de que nada se pierda o termine retrasado más allá de la fecha de vencimiento del proyecto. 

Sin un cronograma, los proyectos se desmoronan, especialmente los grandes con muchas partes móviles. Para asegurar a su organización y a las  partes interesadas  que puede lograr y ejecutar su  plan de proyecto  y mantener a su equipo en la misma página, necesitará un cronograma detallado del proyecto. Entonces, ¿por dónde empiezas?

Planifique para planificar y programar en su programación

Si eres un adicto a la planificación como nosotros y Leslie Knope, probablemente ya hayas hecho espacio en tu agenda, para programar. De hecho, si habla con cualquier gerente, no hará que este hábito parezca tan absurdo. Crear un plan y un cronograma para sus proyectos es de lo que se trata la gestión de proyectos. Es una parte crucial de su semana laboral.

Ciertamente, la programación de proyectos no debería ocupar una última página en su planificador. Ni siquiera lo escriba en la sección de notas. Esta tarea puede llevar mucho tiempo (sin embargo, cuanto más tiempo dedique ahora, más rápido y sin problemas se ejecutará el proyecto más adelante). Así que hágase un favor a su futuro yo y reserve algo de tiempo para crear el cronograma de su proyecto. 

Cómo crear un cronograma de proyecto a prueba de balas

1. Pon todas tus piezas en orden

Este paso es el trabajo de preparación. Es como derramar todas las piezas del rompecabezas sobre la mesa y asegurarse de que no se pierda la mitad antes de comenzar a ensamblar. Algunas personas llaman a esto el “Plan de gestión del cronograma”. 

Durante este paso, definirá las políticas, los procedimientos y la documentación que afectarán el cronograma de su proyecto. Querrá encontrar respuestas a algunas preguntas sobre las contingencias, los recursos, las dependencias de tareas, los procedimientos organizativos y las partes interesadas del proyecto. Haga estas preguntas:

  • ¿Qué tan grande será su reserva para contingencias y cómo se calculará? ¿Su proyecto requerirá un plan de contingencia o de respaldo sólido?
  • ¿Hay grandes recursos cuya disponibilidad tenga un efecto importante en el cronograma? 
  • ¿Y el orden de tus pasos? ¿Hay alguna dependencia de tareas importante necesaria en su proyecto, como, por ejemplo, verter los cimientos de una casa antes de enmarcar las paredes?
  • ¿Existe algún procedimiento organizativo establecido por una Oficina de Gestión de Proyectos para crear y actualizar su cronograma?
  • ¿Quién debe aprobar el programa y quién necesita una copia? Quiénes son las partes interesadas ¿involucrado?

Responder estas cinco preguntas informará en gran medida el cronograma de su proyecto. Utilizará la información que recopile para pasar al paso 2.

2. Definir tareas, actividades e hitos.

En este punto, deberá comenzar a determinar qué actividades y acciones específicas deben realizarse para completar el proyecto deseado y sus beneficios. Aquí, desglosará el trabajo para que sea más fácil estimar, programar, ejecutar, monitorear y controlar el proyecto en general. 

Bastará con una simple lista de tareas. Sin embargo, lo más importante en esta etapa es su minuciosidad.indefinido

3. Ordena tus tareas en una secuencia

A continuación, determine la relación entre sus tareas definidas. Querrá anotar cosas como, ¿se puede completar la tarea A al mismo tiempo que la tarea B? ¿Es necesario completar la tarea C antes de que la tarea D pueda comenzar? Algunas tareas pueden superponerse, otras no. 

Colocar sus tareas en una secuencia y observar su relación entre sí ayudará a que su proyecto avance de manera eficiente. Si está utilizando una herramienta de programación de proyectos , podrá diseñar y visualizar fácilmente estas tareas y su relación entre sí.

4. Determine los recursos necesarios para sus actividades.

Hay cuatro tipos principales de recursos: personas, herramientas y equipos, instalaciones y elementos de costo fijo como subcontratistas. Otros recursos incluyen recursos financieros, contingencias y pago de horas extra. En este paso, observará cada tarea individual y determinará los recursos necesarios. 

5. Estime la duración de cada actividad

A continuación, deberá determinar lo más cerca posible cuánto tiempo tomará cada tarea. Para obtener una estimación cercana, puede mirar hacia atrás en proyectos similares. Muchas herramientas de gestión de proyectos permiten el seguimiento del tiempo, lo que le proporcionará los datos que necesita para estimar los límites de tiempo para proyectos y tareas futuros. O puede encontrar el período de tiempo promedio entre la duración más alta posible y la duración más baja posible que cree que podría tomar la tarea. 

Además, durante el proceso de programación del proyecto, los gerentes de proyecto a menudo crean un calendario de recursos, que muestra cuándo estarán disponibles sus recursos. Por ejemplo, la creación de un sitio web requiere mucha colaboración entre los desarrolladores de front-end y back-end, así como un equipo de diseño. Entonces, al crear un sitio web, debe asegurarse de saber cuándo están disponibles sus desarrolladores y diseñadores y cuánto tiempo les llevará completar sus tareas.

Al crear el cronograma de su proyecto, deberá anotar cuándo está disponible cada recurso. Pregúntese: ¿Llegará una financiación en particular en una fecha determinada? ¿Se necesitan herramientas, personas u otros recursos que solo estén disponibles durante un período de tiempo determinado?

6. Identificar la ruta crítica

Ahora está listo para desarrollar el cronograma más eficiente y preciso para su proyecto. Aquí, ingresará las fechas oficiales de inicio y finalización de cada tarea. 

Hay varias técnicas diferentes para registrar la información en su horario. Pero una de las técnicas más populares se llama método de ruta crítica, que, cuando está terminado, se parece a esto:indefinido

La ruta crítica es la ruta más larga a través de la red de sus actividades. Con este método, puede identificar el tramo más largo de actividades dependientes y medirlas de principio a fin.

¿Por qué es útil? Identificará qué tareas, si se retrasan incluso un día, retrasarán todo su proyecto y qué tareas no afectarán la fecha de finalización de su proyecto si se retrasan. Esta información será de gran utilidad más adelante cuando esté administrando el proyecto. Aquí hay un tutorial útil sobre  cómo trazar su ruta crítica .

No seas un líder de equipo que llega tarde.

A nadie le gusta entregar un proyecto tarde. Desde la escuela, nos han enseñado cómo terminar nuestro trabajo dentro de un límite de tiempo. Y ahora, como profesional, no puede salirse con la suya si no cumple con su fecha límite diciéndoles a las partes interesadas externas de la organización que alguien le robó la mochila.

Crear un cronograma de gestión de proyectos sólido puede ser un desafío y llevar mucho tiempo. Pero estos seis pasos asegurarán que lo termines a tiempo. 

Afortunadamente, no todo lo relacionado con su trabajo debe ser tan laborioso. Como ahora, por ejemplo, cuando está a punto de obtener 30 días de acceso gratuito a un software de gestión de proyectos todo en uno  . 

No más fechas límite incumplidas o agitadas actualizaciones. Disfrute de un mes de gestión sencilla de proyectos de principio a fin.

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