Gestión de inventario

Para ofrecer una definición básica, la gestión de inventario es la gestión de su inventario de fabricación o inventario de producción. Estos son todos los suministros y materiales disponibles en su almacén o espacio de almacenamiento destinados a la fabricación de productos. Los minoristas y mayoristas tienen inventarios que solo incluyen artículos listos para vender o inventario de mercancías.

Sin embargo, antes de sumergirse en los detalles, siempre es mejor familiarizarse con los fundamentos. De lo contrario, terminarás siguiendo a los demás como una oveja ciega.

En el mejor de los casos, siempre estará un paso por detrás de los líderes y, en el peor de los casos, es posible que lo lleven por un precipicio. Entonces, en este caso, debemos comprender no solo qué es realmente el inventario, sino también los propósitos y objetivos de una gestión de inventario sólida para las pequeñas empresas.

Una vez que los desglosemos un poco, la definición de gestión de inventario debería enfocarse.

Definición de inventario: es más que sus productos terminados

Hay muchas definiciones de inventario por ahí. Algunos ofrecen una interpretación que se refiere al inventario como la suma de todos los elementos utilizados en su negocio. Esto incluye todo lo relacionado con las operaciones de su empresa, como la seguridad o los equipos de oficina.

Creemos que es más útil pensar en el inventario como la suma de todos los artículos utilizados en su empresa que están destinados a la venta. Eso significa mirar todas las partes que intervienen en la fabricación de sus productos.

Cuando se trata de materiales directamente relacionados con su proceso de fabricación, incluye artículos listos para vender, así como artículos que pretende vender en el futuro. Puede desglosar los tipos de inventario en los siguientes:

  1. Materias primas: componentes que se pueden utilizar para crear productos.
  2. Trabajo en progreso: artículos en proceso de convertirse en productos terminados
  3. Productos terminados: productos que están terminados y listos para ser vendidos.

Veamos el ejemplo de hacer velas (dato curioso: puedes hacerlo tú mismo ). Las materias primas serían cera, mechas y colores. El trabajo en progreso sería cera coloreada o con forma.

Y, por supuesto, el bien terminado sería una vela completamente formada con una mecha en la parte superior, lista para arder en una cena romántica cursi. Desafortunadamente, estas progresiones no siempre son tan simples y lineales.

Podría tener todo tipo de ceras diferentes que se utilizan para hacer una variedad de formas de velas.

Ese es uno de los principales problemas que a menudo tienen los fabricantes: lidiar con las piezas de materias primas en constante movimiento, así como con los propios productos terminados. El inventario puede ser como un cambiaformas astuto que siempre encuentra la manera de escaparse de tu alcance antes de que lo agarres por completo.

Es por esto que comprender que el inventario es dinámico y fluido es el primer paso para lograr una buena gestión de inventario. Porque entonces queda claro que hacer un seguimiento de su stock no es algo que pueda forzar. Debe buscar las herramientas adecuadas que puedan ayudarlo a domarlo.

Es la razón principal por la que registrar y rastrear el inventario digitalmente se convirtió en el elemento básico tan pronto como fue posible. El software de gestión de inventario lo ayuda a mantener la información de su inventario actualizada y libre de errores humanos.

La diferencia entre inventario y stock.

La cuestión de si existe alguna diferencia entre el inventario y las existencias ha sido la raíz de mucha confusión innecesaria. Muchos dueños de negocios, minoristas y expertos en fabricación usan ambos términos indistintamente. Algunos señalan que el inventario se usa más en inglés estadounidense y «stock» en inglés británico.

Honestamente, esto es principalmente una cuestión de preferencia personal y no debería causar problemas.

Pero se pueden hacer distinciones menores, por lo que también debe tenerlas en cuenta. Podría ser útil si tiene que explicar o describir con precisión sus prácticas de gestión de inventario. Un área en la que puede ser más específico es cómo distingue los tipos de inventario con los que trata su empresa.

Algunos diccionarios definen stock como los productos terminados que tiene listos para la venta. Esta es la razón por la cual el término en stock se usa comúnmente en el comercio minorista. Mientras que el inventario puede referirse a productos terminados, así como a materias primas y trabajos en curso.

Por lo tanto, es una buena idea mencionar el tipo de inventario del que está hablando si hay espacio para causar incertidumbre. Estas son las principales formas de inventario:

  1. Inventario de materia prima
  2. Inventario de trabajo en progreso
  3. Inventario de artículos terminados
  4. MRO (Mantenimiento, Reparación, Revisión)
  5. Elementos de montaje

Recuerde, la palabra inventario puede ser reemplazada por la palabra “stock” en estos términos y seguir siendo perfectamente válida. Simplemente hace la vida más fácil ser un poco más específico a veces.

Gestión de inventario frente a control de inventario

Entonces, descubrimos que el inventario y las existencias son en su mayoría lo mismo, ahora para la gestión y el control del inventario. Porque al igual que inventario y stock, estos dos términos a menudo se usan indistintamente. Pero a diferencia del inventario y las existencias, equiparar la gestión y el control del inventario es impreciso.

El control de inventario es una parte de la disciplina más amplia de gestión de inventario. Piense en el control de inventario como una rebanada de delicioso pastel de gestión de inventario, y  se trata de saber dónde está su inventario y asegurarse de que viaje al lugar correcto para la fabricación eficiente y oportuna de productos terminados.

La gestión de inventario se ocupa de lo anterior, pero también de cómo encaja en el panorama general. Esto incluye costos como la compra de materias primas, los costos de mantenimiento de inventario y los gastos generales de procesamiento de inventario.

Se podría decir que el control de inventario es la organización y logística de su inventario. La mente operativa si se quiere. Mientras que la gestión de inventario se trata de cómo encaja el inventario en su plan comercial general y métricas de éxito. Se asegura de que la producción sea lo suficientemente eficiente como para ser rentable.

Ambos son esenciales y deben entenderse lo mejor posible.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de inventario?

Si quieres hacer algo bien, puede ser de gran ayuda tener algunos objetivos que puedas ver visiblemente. No querrías caminar por un viejo puente destartalado con los ojos cerrados, ¿verdad?  Bueno, lo mismo pasa aquí.

Tener objetivos al administrar su inventario puede marcar una gran diferencia en el objetivo final.  Y sabemos cuánto más difícil es la gestión de inventario que caminar a ciegas sobre un cañón aterradoramente profundo.

Estos son los objetivos comunes de la gestión del inventario de fabricación a tener en cuenta:

  1. Mejore la precisión de su ciclo de fabricación y cumplimiento de pedidos
  2. Mantenga su inventario organizado, utilizando el espacio al máximo
  3. Reduzca los desperdicios, como los costos de mantenimiento de inventario y el tiempo de transporte .
  4. 4. Ahorre tiempo y dinero mejorando la organización y reduciendo el tiempo de producción

Obtienes más de lo que te enfocas, así que coloca tu punto de mira en los aspectos positivos: lee los mejores recursos y emula a los fabricantes a los que aspiras ser. Con estos objetivos en mente, podemos resumir una definición útil de gestión de inventario:

La gestión de inventario alinea todos los tipos de inventario para la creación eficiente de productos terminados y la entrega a satisfacción de los clientes.

Los objetivos generales de la gestión de inventario son universales, pero su negocio se alineará con objetivos diferentes a los de su vecino. Esa definición explica en detalle el objetivo final que todo propietario de una empresa de fabricación debe tener en lo que respecta a la gestión de inventario.

¿Puedes aventurarte a adivinar qué es?

Los efectos de una buena gestión del inventario de fabricación son el ahorro de tiempo, dinero y recursos (incluida la energía humana), lo que reduce los niveles de estrés en general. Sin embargo, estos son efectos secundarios positivos de las buenas prácticas, no el objetivo final. El objetivo final es 100% completa satisfacción del cliente.

No subestime el efecto que tiene la satisfacción del cliente en su negocio. Las reseñas y el boca a boca contribuyen a la reputación, y es difícil deshacerse de una mala. Tener este objetivo en mente constantemente hará que sea mucho más fácil concentrarse en optimizar su inventario para alcanzar su potencial comercial.

Tipos de gestión de inventario

Es hora de familiarizarse con los tipos populares de gestión de inventario en la actualidad, y los siguientes  se practican ampliamente en los círculos de fabricación y llegaron para quedarse, por lo que cuanto antes los conozca, mejor.

Algunos tienen tanto éxito que han sido adoptados por otras industrias, como el desarrollo de software.

Y los siguientes principios funcionan independientemente de si tiene una pequeña empresa familiar o si aspira a dirigir una empresa multinacional. Pero una nota clave antes de comenzar: estos métodos no compiten ni están en conflicto entre sí. No tienes que elegir uno e ignorar el resto.

El enfoque óptimo es encontrar los aspectos más útiles de cada teoría que encaje en su negocio tal como está. En otras palabras, encuentras lo que funciona para ti.  Porque el verdadero propósito aquí no es hacerte la vida más difícil.

Están ahí para liberar su negocio y brindarle el espacio para concentrarse en crecer en lugar de lidiar con las cosas aburridas. Por lo tanto, vayamos al verdadero meollo de las prácticas de gestión de inventario para los pequeños fabricantes .

1. Gestión de inventario perpetuo

Érase una vez, hubo una gran diferencia entre los dos modelos principales de gestión de inventario: inventario periódico y perpetuo . La gestión periódica del inventario se realiza mediante el seguimiento del inventario con inventarios regulares cada semana, mes o más.

No se registró lo que sucedió en el medio, por lo que los dueños de negocios esperaban que los libros se sumaran en cada inventario. No hace falta ser un genio para darse cuenta de que, a pesar de su simplicidad, esto no es exactamente lo ideal.

El inventario perpetuo se conocía como el método más preciso, pero consumía mucho más tiempo. La forma en que funciona es actualizando constantemente su inventario cada vez que se realiza un pedido o se mueven las existencias.

Los fabricantes de antaño sacudían la cabeza y decían: «¿quién tiene tiempo para eso?».  Y en el pasado, habrían tenido razón.  Pero ahora existe un software de fabricación basado en la nube para realizar un seguimiento preciso de las existencias las 24 horas del día, los 7 días de la semana.  Cuando recibes un nuevo pedido, por ejemplo de una tienda Shopify, el sistema automáticamente deduce el inventario necesario de tu total y te avisa si tienes los materiales disponibles.

El sistema realiza un seguimiento de todo tipo de inventario (materias primas, trabajo en curso, etc.) por sí mismo y reasigna todo según su etapa en el programa de producción.

Otro efecto positivo de realizar un seguimiento constante de todo es que el inventario no se perderá, no se desperdiciará ni se asignará a dos cosas a la vez.  El inventario perpetuo es una técnica de gestión de inventario que siempre debe realizarse en segundo plano y hace que los siguientes métodos sean mucho más fáciles de seguir.

Es por eso que está en la parte superior de nuestra lista de prácticas de gestión de inventario más útiles.

2. Gestión de inventario justo a tiempo

El sistema de inventario justo a tiempo es la filosofía de fabricación para satisfacer exactamente la demanda. Haces productos cuando llegan los pedidos, no antes. El objetivo del inventario justo a tiempo (JIT) es reducir los costos del proceso de producción. Esto se hace mediante una planificación cuidadosa.

Todos los recursos (humanos, materiales, espacio y tiempo) se utilizan para crear el producto de la más alta calidad y reducir los costos. Por ejemplo, los supermercados usan una forma de JIT.  Cuando vas a un supermercado, hay una cantidad increíble de opciones, pero solo unas pocas de cada artículo. Cuando un artículo se agota, el sistema del supermercado lo señala para que el gerente pueda ordenar más.

Todos los desperdicios e ineficiencias se identifican y reducen tanto como sea posible. Estos son los elementos en los que debes concentrarte si quieres entrar en el juego:

  1. Eliminación de residuos : mire todos sus recursos aquí
  2. Evaluación constante del desempeño : ¿qué podría estar haciendo mejor?
  3. Mejorando continuamente : apunte más alto con todos sus procesos
  4. Concéntrese en el cliente : use estrategias de cadena de suministro que tengan en cuenta la demanda del cliente
  5. Equilibre su entorno de trabajo : cree una atmósfera clara y enfocada

3. Gestión de inventario ABC

El inventario ABC (tan fácil como 123) es un método ampliamente utilizado para categorizar su inventario de productos en lo que se vende mejor y lo que no.  Este modelo supone que la mayoría de las ventas de un negocio de manufactura son para una minoría de los productos que vende.

En otras palabras, el 15% de las variaciones de su producto pueden representar el 70% de sus ventas (Ítem A). Por el contrario, ciertos productos que ocupan alrededor del 50% de su inventario solo representan alrededor del 10% de sus ventas totales (Artículo C).

El resto se encuentra en algún punto intermedio, ni un inventario de movimiento muy rápido ni lento.

Estos no son números exactos, sino una regla general. Está diseñado para ayudarlo a identificar que diferentes partes de su inventario tienen diferentes tasas de rotación de inventario. Conocer la vida útil promedio de cada artículo del inventario le indica dónde fluye su inventario de manera más efectiva, cuál es el promedio y cuál es el peso muerto.

Si tiene un inventario que permanece durante meses, es una buena idea pensar en reducirlo, ya que está ocupando espacio que podría usarse para productos más útiles (y rentables).

Una vez que conozca su inventario promedio durante un tiempo determinado (como un mes) y su costo de bienes vendidos (COGS), puede calcular el índice de rotación de inventario para ese artículo.

Su índice de rotación de inventario le dice si usted es:

  1. Mantener demasiado inventario a la vez
  2. vendiendo lo suficiente
  3. Costos demasiado altos
  4. Mantenerse al día con los pedidos de los clientes

Se necesita algo de experiencia y buen juicio, pero puede desbloquear mucha información sobre qué tan bien funciona su inventario para usted si lo hace bien. Aunque puede hacer los cálculos usted mismo, un sistema de inventario simple para pequeñas empresas puede ayudarlo a encontrar la vida útil promedio y el costo de los bienes vendidos para ahorrarle tiempo. 

4. Gestión de inventario en consignación

El inventario de consignación es donde un fabricante entrega productos o materiales a un cliente (que podría ser un minorista o una empresa que usa productos) que solo paga una vez que los artículos se han vendido al consumidor.

Esta es una buena idea para probar un producto que no ha tenido una investigación de mercado. Incluso podría usarse para ese propósito porque es probable que los proveedores acepten hacer un inventario si no tienen ningún riesgo de que se vendan.

Además de eso, puede ahorrar mucho dinero al reducir la cantidad de entregas que realiza. En lugar de vender productos uno por uno, simplemente envía un lote grande a un cliente y luego devuelve lo que no vendió meses después. Es una forma específica de hacer las cosas y necesita encontrar un proveedor que esté dispuesto a jugar a la pelota.

Pero si es adecuado para su negocio o sus productos, entonces su almacén estará muy ordenado. Debido a que usted no es el que retiene el inventario, serán sus propios clientes.

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