ESCRIBIR UN INFORME DE GESTIÓN DE PROYECTOS: 4 SENCILLOS PASOS

Introducción: ¿Qué es un informe de gestión de proyectos?

Un informe de gestión de proyectos es una de las herramientas esenciales en el repositorio del gestor de proyectos. Es un documento que resume el propósito de un proyecto, valida su necesidad y brinda visibilidad sobre las diferentes tareas, puntos de contacto, recursos, presupuestos del proyecto y asignaciones de cronograma. Un Informe de gestión de proyectos también sirve como una herramienta que realiza un seguimiento de todos los registros, las decisiones tomadas, así como las razones y circunstancias que las rodean.

La importancia de un informe de gestión

Según el informe Global Global Entrepreneurship Monitor (GEM) de 2015 , el 66% de los adultos ven el emprendimiento como una buena opción de carrera, ya sea para ellos mismos o para otros. Actualmente hay más de 582 millones de emprendedores 1 en el mundo y más de 71 000 nuevas empresas 2 registradas en los EE. UU. durante los años 2020-2022. En este contexto, un informe de gestión de proyectos es una de las herramientas más importantes para ayudar a las empresas a tener éxito.

Puede encontrar 4 sencillos pasos para escribir un informe de gestión de proyectos detallado y bien estructurado a continuación.

Paso 1: Planificación y recopilación de información

1.1 Definir el propósito del informe

Definir el propósito del informe ayuda a los escritores a alinearse con el tema mientras escriben. También les permite conocer el nivel de detalle que debe reflejar el informe. Por último, permitirá a los escritores seguir una estructura establecida al hacer sus informes.

1.2 Definir la audiencia del informe 

El segundo paso es conocer a la audiencia que leerá el informe. Hay diferentes audiencias 3 como el liderazgo, los gerentes de nivel medio, las partes interesadas externas, los financiadores o el público. Cada una de estas categorías estará interesada en ver diferentes aspectos del progreso del proyecto. Conocer la audiencia objetivo del informe también ayuda a los escritores a mantener su estilo de escritura y lenguaje identificable.

1.3 Busque informes anteriores y preexistentes como referencia

Mirar los informes anteriores le dará una buena comprensión del estilo esperado, el nivel de detalles, el tamaño y las plantillas de formato. Este enfoque hace que el proceso de redacción de informes sea más rápido y sencillo.

1.4 Esquema del informe

Esquematizar es armar una estructura en la que se debe redactar el informe. Incluye agregar títulos y subtítulos, marcadores de posición para infografías y más. Muchas empresas globales también requieren que un informe de gestión de proyectos esté disponible en varios idiomas. Las empresas pueden utilizar los servicios de traducción para esto. Sin embargo, incluso los mejores sitios web de traducción esperan un esquema de informe detallado y el contenido que debe traducirse para organizarse de manera estructurada. Por lo tanto, es esencial crear un esquema de informe completo y bien estructurado.

1.5 Esquema de dependencias de datos

Cualquier informe requiere recopilar y cotejar datos de diferentes departamentos. El reconocimiento de las dependencias de datos y su comunicación con los equipos interesados ​​debe realizarse al comienzo de la redacción del informe. Esto asegura que todos los puntos de datos necesarios para escribir el informe estén en su lugar antes de que comience la escritura real.

1.6 Crear una tabla de contenido 

Se debe crear una tabla de contenido al comienzo del informe, después del esquema. Al hacer esto, los escritores tendrán una buena comprensión de las lagunas en la adquisición de datos, si las hay. También pueden usar la tabla de contenido para seguir el progreso dentro de cada sección del informe.

Paso 2: Organización de los datos

Los datos en un buen informe de gestión de proyectos se organizan 4 de la siguiente manera.

2.1 Resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo es una breve descripción general de los puntos principales cubiertos en cualquier informe. Escribir un resumen ejecutivo ayuda a que un informe se mantenga profesional.

2.2 Introducción

Una introducción familiariza a los lectores con el tema del informe. Puede contener cualquier información histórica u objetivos del proyecto y validar su necesidad.

2.3 Metodología para la resolución de problemas

En la próxima sección, el escritor debe entrar en detalles sobre los métodos y procesos que utiliza el proyecto. Esto se llama metodología. Un apartado de metodología valida la investigación que se está realizando, las conclusiones a las que se llega y las soluciones encontradas. Una sección de metodología contiene procedimientos operativos estándar, técnicas de control de calidad y métodos de mejora, según corresponda.

2.4 Resumen de recursos, presupuestos y cronogramas del proyecto

Una descripción general de los recursos, los presupuestos y los plazos brinda una imagen realista del proyecto. Los recursos incluyen humanos y máquinas. Los presupuestos describen la cantidad de dinero necesaria para el proyecto y los gastos previstos. Los cronogramas 5 hablan sobre los hitos en la hoja de ruta del proyecto.

2.5 Concluir con una solución relevante

Por último, se debe mencionar al final una conclusión firme que proponga alguna solución y agregue valor al informe.

Paso 3: Dar formato al informe

Una vez que se haya organizado toda la información para el informe, el siguiente paso es formatear el informe de la manera requerida, de la siguiente manera.

3.1 Automatice y use plantillas tanto como sea posible

La mayoría de las empresas tienen sus plantillas 6 para diferentes informes. Dichas plantillas se pueden crear una vez y luego almacenar y acceder a través de Microsoft Office, Google Suite o Overleaf. Después de eso, uno puede formatear o editar automáticamente un tipo particular de informe dentro de dicho software y guardarlo como el tipo de archivo requerido. Consulte estas  plantillas  de propuestas como referencia y elija la mejor para su informe.

3.2 Usar técnicas de formato de estilo

El uso de estilos de título mejora la legibilidad de un informe. La mayoría de los programas de edición de texto actuales vienen con algunas plantillas de estilo integradas. El formato de estilo está diseñado en cascada, lo que significa que la edición de un encabezado actualizará automáticamente el estilo de todos los títulos de ese nivel. También ayuda a los escritores a mantener la coherencia en sus informes.

Paso 4: refinar el informe

4.1 Agregue infografías y ayudas visuales

Las infografías y las ayudas visuales 7 son excelentes herramientas para captar la atención de los lectores. Es probable que un informe que los presente sea bien recibido. Se puede mejorar fácilmente la calidad de los informes utilizando las ayudas visuales adecuadas.

Las buenas ayudas visuales ayudan a:

  • Resumir los datos presentados
  • Ponga énfasis en ciertas declaraciones.
  • Permita que la audiencia capte fácilmente el punto que se está planteando.
  • Estimular la memoria visual.
  • Muestre datos adicionales: tablas, gráficos, encuestas, ejemplos, etc.

4.2 Obtenga retroalimentación temprana sobre un primer borrador

Compartir el primer borrador para obtener comentarios tempranos ayuda a los escritores a evaluar mejor las expectativas de la audiencia objetivo. Le ahorra tiempo y energía al escritor y ayuda a evitar iteraciones innecesarias de un informe para cambios menores.

4.3 Revisar

Una vez finalizado el informe de gestión del proyecto, se debe pedir a un compañero de equipo que revise todo el informe. Esto ayuda a los escritores a evitar errores ortográficos o gramaticales que podrían haber pasado por alto.

Ultimas palabras

En conclusión, si bien escribir un informe de gestión de proyectos puede parecer una tarea abrumadora, no lo es. Siguiendo los pasos descritos en el artículo, cualquier director de proyecto puede escribir rápidamente informes precisos y de alta calidad para cualquier público objetivo.

Fuente:https://www.gantter.com/blog/writing-a-project-management-report/

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